Immer mehr Firmen verschicken Rechnungen per E-Mail oder hinterlegen diese auf einem Server. Doch wie sicher ist diese „nicht-physische“ Art der Zustellung? Viele Rechnungsempfänger sind dabei eher skeptisch.

Rechnungen, Verträge, Vorschreibungen, Bescheide und andere Schriftstücke dienen zur Dokumentation eines Geschäftes oder anderer rechtlicher Angelegenheiten – und solche Dokumente sollten nicht verloren gehen. Beziehungsweise auffindbar sein, wenn sie gebraucht werden.

Rechnungen für Internet-Einkäufe, aber auch monatliche Abrechnungen von verschiedensten Dienstleistern landen immer häufiger statt im Postkasten im E-Mail-Postfach. Was nicht bei allen Adressaten gut ankommt: Eine aktuelle Studie, die im Februar 2014 vom IFES-Institut im Auftrag der Österreichischen Post durchgeführt wurde, zeigt, dass 68 Prozent der Befragten es bevorzugen, Rechnungen in Papierform zugestellt zu bekommen.

Sicherheitslücken und Phishing-E-Mails
Die Gründe für die Skepsis gegenüber der elektronischen Rechnungszustellung sind vielfältig: häufige Medienberichte über Sicherheitslücken, Passwortdiebstähle und immer ausgeklügeltere Phishing-Attacken tragen erheblich dazu bei, dass Papierrechnungen bevorzugt werden. Weitere Gründe sind aber auch Probleme mit dem Mail- Account, vergessene Passwörter, unerreichbare Webseiten und Server, auf denen die Rechnung hinterlegt sein soll, aber zum Beispiel auch Festplattendefekte oder das versehentliche Löschen von wichtigen Dokumenten.

Das Recht auf eine Rechnung auf Papier
Die gute Nachricht: Hierzulande ist durch eine Reihe von Gesetzen geregelt, dass meistens ein Recht auf die Post-Zustellung besteht. Es gilt die freie Wahl zwischen den Zustellarten und ob auf dem Postweg oder elektronisch, für beide gilt: keine Extrakosten.

Michael Meixner, IT-Sachverständiger, GF Computerforensic & more
„Organisation ist das Zauberwort – vor allem bei den E-Rechnungen“

Das Thema E-Rechnungen ist nicht primär ein IT-Sicherheitsthema, sondern betrifft vielmehr die Einhaltung von einfachen Richtlinien bei der Dokumentenarchivierung. Wenn man sich das Urprinzip des E-Mails zur Nachrichtenübermittlung in Erinnerung ruft, hat die heutige Art der Benutzung des E-Mail-Postfaches als Archivierungsort nichts mehr mit der ursprünglichen Verwendung des Mediums E-Mail zu tun.

Im Themenbereich der E- Rechnung landen wir sofort und ohne wenn und aber bei der Dokumentenarchivierung, die wir bis jetzt ausschließlich mit den unsbekannten und vertrauten A4-Ordern organisiert haben.

Im Gegensatz zum Briefkasten, der nach spätestens drei Tagen überfüllt ist, bietet der digitale Briefkasten „E-Mail-Postfach“ „gratis“ eine schier unendliche Speicherkapazität, die wir als 1. Internetgeneration natürlich voll ausschöpfen wollen. Beim weltweit größten E-Mail-Gratis-Anbieter könnte man beispielsweise bei 30 E-Mails pro Tag 20 Jahre lang seinen E-Mail-Posteingang belassen, ohne ein einziges E-Mail löschen zu müssen. Bei jährlich hochgerechneten 7.000 bis 10.000 E-Mails ist eine digitale Organisation zwingend notwendig, um Chaos im Postfach zu vermeiden. Viele „User“ sind jedoch mit einer digitalen Organisation nicht vertraut bzw. sind auf Hilfe durch einen IT-Experten angewiesen. Das bloße Abspeichern von E-Mails im Posteingang bei einem „Gratis“-E-Mail-Provider ist nicht die richtige Dateiablage für E- Rechnungen oder Dokumente jeglicher Art, da der „Gratis“-E- Mail-Provider im Falle eines Ausfalles keine Garantien zur Wiederherstellung der Daten bietet.

E-Rechnungen können entweder online (www.e-tresor.at) abgespeichert werden, oder sollten zuhause auf zumindest zwei verschiedenen Datenträgern (USB-Stick, externe Festplatte) analog zu den A4-Ordnern gesichert werden. Nach dem ordnungsgemäßen Abspeichern der Dokumente auf den Datenträgern sollten diese zum eigenen Schutz gegen Missbrauch im E-Mail- Postfach gelöscht werden.

Seit jeher wurden im Büroalltag Rechnungen vom Schreibtisch weggeräumt und in Ordner abgelegt, andernfalls herrschte Chaos auf dem Arbeitsplatz. In der digitalen Welt sollten wir dieses bewährte System unbedingt beibehalten!